events_45.gif (5619 bytes)

Теория

Events - система учета / процессор данных

http://www.vallmind.ru

http://events.vallmind.ru

-
indbul1a.gif (440 bytes)

Основные идеи

indbul1a.gif (440 bytes)

Деятельность предприятия с точки зрения учета

indbul1a.gif (440 bytes)

Хронологическая запись

indbul1a.gif (440 bytes)

Первичные документы

indbul1a.gif (440 bytes)

Систематическая запись

indbul1a.gif (440 bytes) Формирование отчетов и систематической записи с актуальностью в минуты и секунды
indbul1a.gif (440 bytes) Гибкость настройки и независимость от внешних факторов (изменения плана счетов или законодательства не потребуют изменений в первичных документах)
indbul1a.gif (440 bytes) Произвольный отчетный период

 

Основные идеи:

-
indbul1a.gif (440 bytes) Реализовать принцип ведения хронологической записи путем предоставления пользователю уникальных средств для работы с первичными документами, позволяющих
indbul2a.gif (311 bytes) Реализовать абсолютно любые варианты таксировки (расчетов) без помощи вспомогательных вычислительных средств (калькуляторов, арифмометров, костяных счет...);
indbul2a.gif (311 bytes) Отражать в документах абсолютно любые аналитические признаки в их естественном виде без применения каких-либо условностей;
indbul2a.gif (311 bytes) Предоставлять пользователю, выписывающему документ, оперативные данные на текущий момент (с актуальностью до одной или нескольких минут) о состоянии расчетов, материальных остатков, наличии финансовых средств на счетах и в кассе и т.д.;
indbul2a.gif (311 bytes) Просматривать, печатать и корректировать первичные документы, хранящиеся на всем протяжении "отчетного периода" в их первозданном виде;
indbul2a.gif (311 bytes) ...

Вы не вводите в компьютер в виде всевозможных журналов и прочих учетных регистров результаты ручной обработки первичных документов, а выписываете, рассчитываете, печатаете твердые копии и храните первичные документы средствами СКУ "Events" в их естественном первоначальном виде.

indbul1a.gif (440 bytes) Для реализации принципа систематической записи предоставить в виде схемы проводок бухгалтеру механизм для полного и автоматического отражения всех изменений в балансе по факту выполнения каждой хозяйственной операции
indbul1a.gif (440 bytes) Предоставить развитые средства получения журналов и финансовых отчетов на основании данных, выбираемых непосредственно из первичных документов.
indbul1a.gif (440 bytes) Предоставить развитые средства получения оперативных и аналитических отчетов на основании данных, выбираемых непосредственно из первичных документов.

theory.gif (13935 bytes)

Деятельность предприятия с точки зрения учета

Деятельность предприятия осуществляется путем выполнения хозяйственных операций. Приходование и отгрузка со склада материальных ценностей, получение выписки из банка, выпуск продукции, начисление износа основных средств... - для всех видов учета называются хозяйственными операциями.

Как правило, каждое предприятие выполняет типичный для него и вполне определенный набор хозяйственных операций. Подготовка к работе СКУ "Events" начинается с составления перечня типовых операций, который пользователь может изменять и дополнять в процессе осуществления деятельности.

Каждый факт совершения хозяйственной операции отражается первичным документом, к которым относятся :

Для каждой проводки в бухгалтерском учете основанием служит первичный документ или группа первичных документов, и наоборот - один первичный документ может служить основанием для нескольких проводок. Сами по себе проводки ниоткуда не берутся и не являются юридическим основанием для подтверждения фактов совершения хозяйственных операций.

С другой стороны, оформление первичного документа наиболее сложная и ответственная процедура. Правильно оформленный первичный документ является основанием для подтверждения факта совершения хозяйственной операции, проведения хронологической и систематической записи.

Оформление, рассчет, печать твердых копий, хранение и редактирование первичных документов - основная задача и полный набор исходных данных для осуществления всех видов учета в СКУ "Events"

Хронологическая запись

Что первично - материя или сознание, курица или яйцо ? Данные вопросы перешагнули границы философии и стали актуальны в процессе оценки клиентом предлагаемых ему прикладных программных продуктов. Множество разработчиков предпочитают работать уже со "взрослыми курями", проводя их по промежуточным журналам через главную книгу к балансу, оставив при этом более сложные проблемы "выведения яиц" на несчастных товароведов и бухгалтеров. Согласен, задача автоматизации журнально-ордерной формы учета - чисто машинная и не требует вложения в программное обеспечение особого интеллекта. Но перед тем, как приобретать программный продукт, подумайте и решите, какая проблема для Вас более актуальна :

  1. Не хватает людей для суммирования журналов по строкам и столбцам.
  2. Ваш немалый документооборот и немыслимая номенклатура собирает очереди клиентов у двери товароведов; даже сотня аудиторов не сможет определить происхождение суммарных проводок в ваших журналах; а данные об остатках товара, задолженностях дебиторов и кредиторам (не говоря уже о фактических доходах) с весьма сомнительной достоверностью появляются на столе лишь на третий после отчетного месяц.
  3. Вы вполне сознаете, что даже при небольшом документообороте более эффективным подходом в ведении дел являются осуществление следующих мероприятий:

Если Вы считаете, что первая проблема наиболее актуальна для Вас, думаю, что нет необходимости покупать "Events", а есть смысл воспользоваться одной из популярных чисто бухгалтерских программ.

По содержанию второй проблемы можно догадаться, что жизнь на Вашем предприятии бьет ключом, а учет не выдерживает взятых темпов и безнадежно отстает. В Вашем случае есть смысл воспользоваться услугами специалистов и начать с решения первостепенных вопросов :

  1. Повысить эффективность и оперативность оформления первичных документов, предоставив при этом выписывающему документ пользователю  информацию о расчетах с текущим клиентом, остатках на складах, на счетах в банках и кассе с актуальностью (отставанием от реального времени) максимум в минуту или несколько;

  2. Обеспечить выполнение и автоматическое фиксирование хронологической записи хозяйственной деятельности предприятия с учетом обязательных реквизитов и произвольного спектра аналитических признаков.

Если Вы мыслите на уровне третьей проблемы, то способны сами сделать вывод, который является итогом излагаемого в данном пункте материала:

При условии полного и эффективного проведения хронологических записей, отражающих деятельность предприятия во времени и содержащих полный набор аналитических данных, которые являются исходными для осуществления оперативного, бухгалтерского и прочих учетов, проблема выполнения систематической записи и составления итоговых проводок - "дело техники". СУ "Events" предоставит Вам эффективные средства для того и другого.

Первичные документы.

Из типового учебника по бухучету: "Каждай факт выполнения хозяйственной операции должен быть подтвержден правильно оформленным первичным документом. Правильно оформленным считается первичный документ, в котором заполнены все обязательные реквизиты. К обязательным реквизитам относятся: Номер документа, дата выполнения операции, краткое описание операции, код структурного подразделения..."

Все исходные данные для аналитического, оперативного, статистического и бухгалтерского учета в СУ "Events" вводятся и хранятся только в виде первичных документов. Если есть необходимость ввести итоговые проводки без детализации их до первичных документов, такие проводки оформляются в виде первичного документа - бухгалтерской справки и вводятся с помощью средства СУ "Events" - прочий документ.

Все объекты-первичные документы в СУ "Events" унифицированы на уровне следующих основных принципов :

Освоение технологии работы с документами можно начать с описания типового документа СКУ "Events" в соответствующем разделе. Описание каждого конкретного документа основывыется на типовом.

Индивидуальную реализацию на основе надстройки над основной технологией оформления первичных документов в СКУ "Events" версии 2.0 получили следующие группы первичных документов и счетов по разделам учета :

1. Учет движения финансовых средств и денежных средств на рублевых и валютных счетах:

Первичные документы

Счета

Документ из выписки банка

Заготовка для банка

2. Учет движения и остатков по целевым назначениям наличных рублевых и валютных денежных средств в кассе и расчеты с подотчетными лицами:

Первичные документы

Делопроизводство

Кассовый ордер

Доверенность

Авансовый отчет

Квитанция к ПКО или чек поставщика

3. Количественно-суммовой и партионный учет движения и остатков ценных бумаг, как именных, так и на предъявителя:

Первичные документы

Счета

Документ поступления ценных бумаг

Документ внутреннего движения ценных бумаг

Ведомость начисления дивидендов

Документ выбытия ценных бумаг

4. Количественно-суммовой и партионный учет движения и остатков материальных ценностей:

Первичные документы

Счета

Приходный ордер

Счет-заказ поставщику

Акт приемки

Внутреннее движение и переоценка

Инвентаризация/съемка

Товарная накладная

Счет-заказ покупателя

Акт списания

5. Нематериальные активы:

Первичные документы

Счета

Приходный документ

Внутреннее движение/переоценка

Ведомость начисления износа

Выбытие

6. Простое производство:

 

Первичные документы

Счета

Карточка учета производства

Заказ на производство

7. Подрядные работы, учет объемов и капитальных вложений:

 

Первичные документы

Счета

Акты приемки выполненных объемов незавершенного производства по объектам финансирования в отношении пунктам лимитов.

Акты приемки выполненных объемов по реконструкции/ремонту основных средств по объектам финансирования в отношении к пунктам лимитов.

8. Учет движения и остатков основных средств с учетом сложных объектов, содержащих конструктивные элементы:

 

Первичные документы

Счета

Поступление в эксплуатацию

Ввод в эксплуатацию

Внутреннее движение/переоценка

Начисление износа

Выбытие

9. Зарплата

Первичные документы

Счета

Расчетная ведомость

Табель учета рабочего времени

Платежная ведомость

Индивидуальные начисления из лицевых счетов

Больничные листы

Отпускные

Ученические

Прочие разовые

10. Прочее

 

Первичные документы

Счета

Прочие документы

Счет-заказ

Бухгалтерская справка

Взаимозачет

 

Систематическая запись

Как уже сказано,  для первичных документов определен перечень обязательных реквизитов, к которым относятся:

Особое значение в СУ "Events" имеют следующие обязательные реквизиты:

Операция

+Вид оплаты

+Позиция документа = Проводки и условия их проведения

Для того, чтобы иметь возможность осуществлять аналитический учет по операциям, видам оплат, позициям документов и некоторым другим реквизитам документов, являющимися признаками аналитического учета, перечень значений данных реквизитов должен быть перечислен в отдельной таблице. В самих документах указываются и хранятся только ссылки (коды) на аналитические признаки из таблиц с перечнями аналитических признаков, называемых СПРАВОЧНИКАМИ.

Для того, чтобы иметь возможность выписывать первичный документ, необходимо перечислить все типовые сочетания Операция/Вид оплаты/Позиция для конкретного документа. В тот же момент или позже каждому из данных сочетаний можно предписать несколько проводок, которые должны отражать абсолютно все изменения в балансе по факту совершения хозяйственной операции. Данная процедура называется составлением схемы проводок и может быть выполнена несколькими способами. Все, что касается оформления указанных выше обязательных реквизитов для всех документов можно найти в описании схемы проводок.

Формирование отчетов и систематической записи динамически с актуальностью в минуты и секунды.

Использование схемы проводок, на основании которой все систематические записи генерируются динамически непосредственно из первичных докуменов, которые выписывает множество пользователей не знающих ничего о бухучете, позволяет получить максимально оперативные и актуальные любые отчеты. Изначально была поставлена цель не хранить в документе бухгалтерских проводок и исключить любые режимы и регламенты по их расстановке в документы или , например, "передача (экспорт) проводок из модуля "торговля" в базовый модуль" или что-то подобное. Вместо этого: единый стандарт документов с унифицированной методикой выписки и единая схема генерации систематической записи (проводок). Т.е. - прямая связь документ-отчет и наоборот.

Гибкость настройки и независимость от внешних факторов (изменения плана счетов или законодательства не потребуют изменений в первичных документах)

Со времен начала эксплуатации первыми пользователями СУ "Events" и ее предшественницы СУ "ГлавБух" (DOS) (1994г) произходило очень много изменений в учете. В последние лет пять их стали строго приурочивть к 1 января (хотя и не всегда). Эксперименты с разнесением документов по журналам и проводок по счетам по новым правилам могли затянуться на долгие мучительные месяцы. В СУ "Events" изначально была поставлена цель обеспечить присутствие в первичных документах только тех реквизитов, которые связаны с характером хозяйственной деятельности предприятия и исключить из них все, что может быть изменено законодательно извне. Так, если с нового года поменялся план счетов, то нет необходимости останавливать работу с программой, пока не будет разработан новый для правильной расстановки проводок в документы. Документы вообще долгое время могут выписываться без настройки и ведения систематической записи и это не значит, что их потом нужно будет перебирать. Как только появляется правильно настроенный вариант новой схемы проводок - вся систематическая запись начинает генериться немедленно. Можно вообще определить несколько вариантов учета (в настоящее время постоянно применяются "Бухгалтерский" и "Налоговый" для различного учета ОС и прочего маразма) , например: "Старый" и "Новый", или "Учет 2003", "Учет 2004", "Учет 2005" ... . В схеме проводок для каждой проводки можно указать, что она должна генериться только при конкретнов варианте учета и выбирать этот вариант непосредственно перед формированием отчетов. Если для проводки не указан вариант учета, то она будет генериться во всех вариантах.

Произвольный отчетный период.

Исключается строгая необходимость проведения каких-либо периодических режимов типа перерассчета остатков или задолженностей по рассчетам на начало очередного месяца, квартала, года... Отчетный период в СУ "Events" длится столько, сколько позваляют ваши вычислительные средства (их производительность). Обычно крупные предпрятия предпочитают закрывать период в середине следующего года после полностью отработанного в программе. Любой отчет можно получать за произвольный интервал дат, который входит в период отчетного периода. Всодящие и исходящие остатки и задолженности будут рассчитаны динамически. Если отпадает необходимость нахождения документов прошлых лет в одних базах с текущим годом, то отчетный период лучше закрыть на начало текущего года. Это значит, что:

Практически отчетный период может длиться как угодно долго и даже на очень крупных предприятиях. Так, например, в задаче "Рассчеты с населением за газ" для региона с 400 000 абонентов ежемесячные начисления и оплата пораждают ~16 000 позиций документов. За два месяца работы база данных переваливает через 2Gb. Но "Брянскрегионгаз" не закрывает отчетный период уже несколько лет b bvttn hfpvth ,fps ,jktt 100 Gb. Это - несколько миллионов только позиций документов. Технология промежуточного сальдо позволяет им делать это. На каждый месяц она позволяет рассчитать задолженности по рассчетам и хранить их в отдельной базе. Если при формировании отчетов запрошенный интервал данных начинается ранее даты какого либо промежуточного сальдо, то оно игнорируется. Если дата "С" отчета позже промежуточного сальдо, то используется оно и игнорируются документы в основной базе с датами ранее этого сальдо, что в порядки увеличивает производительность.


См. в интернет:    Долина разума    Система учета "Events"     Рассчеты с населением за газ    Предприниматель     Инструментальные средства "EvnFox"    www.vallmind.ru    EasySQL4Fox    ECalcPad    VMZipper    Святая трезвость    Трезвая Россия